Características de documentos oficiais

Expediente = documento oficial ---> A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcançada a necessária impessoalidade.
Emprego de formas de tratamento --->         Outros procedimentos rotineiros na redação de comunicações oficiais foram incorporados ao longo do tempo, como as formas de tratamento e de cortesia, certos clichês de redação, a estrutura dos expedientes, etc.
Uso de fechos ---> Mencione-se, por exemplo, a fixação dos fechos para comunicações oficiais, regulados pela Portaria no 1 do Ministro de Estado da Justiça, de 8 de julho de 1937, que, após mais de meio século de vigência, foi revogado pelo Decreto que aprovou a primeira edição deste Manual.
Fechos para Comunicações
        O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de
arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria no 1 do Ministério da Justiça, de 1937, que estabelecia quinze padrões. Com o fito de simplificá-los e
uniformizá-los, este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos
diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:
        a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
        Respeitosamente,
        b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
        Atenciosamente,
(Trecho extraído do Manual de Redação Oficial da Presidência da República.)
Características comuns a quase todos os tipos de documentos oficiais:
a) uso das formas de tratamento
b) uso dos fechos
c) identificação do signatário
A pessoa que fala - 1ª pessoa - Eu
A pessoa com quem se fala - 2ª pessoa - Tú
A pessoa de quem se fala - 3[ pessoa - Ele
1ª______________  2ª
Eu                           Tú
A concordância verbal e pronominal deverá ser na 3ª pessoa, ao usar pronomes de tratamento.
1º caso:
concordância verbal - 3ª pessoa --> porque existe pronome de tratamento.
Exemplos:
Vossa Senhoria nomeará o substituto?
Vossa Excelência conhece o assunto?
2º caso:
concordância dos pronomes possessivos na 3ª pessoa.
Exemplos:
meu _______________1ª pessoa
teu ________________2ª pessoa
seu________________3ª pessoa
* Vosso, Vossa ---> forma direta
* seu, sua ---> forma direta
3º caso:
ao usar pronomes de tratamento, os adjetivos deverão ser flexionados em relação ao gênero da pessoa a quem é dirigida a comunicação.
        A redação oficial não é, portanto, necessariamente árida e infensa à evolução da língua. É que sua finalidade básica – comunicar com impessoalidade e máxima clareza – impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular, etc.