Funções em Unidades de Informação

No processo de desenvolvimento de administração de recursos humanos temos: avaliação de desempenho, acompanhamento de pessoal e treinamento.Gestão de recursos humanos tem por finalidade de selecionar, gerir e nortear os colaboradores na direção dos objetivos e metas da empresa.O objetivo básico que persegue a função de Recursos Humanos (RH) é alinhar as políticas de RH com a estratégia da organização.

É chamado recursos humanos ao conjunto dos empregados ou dos colaboradores de uma organização. Mas o mais freqüente deve chamar-se assim à função que ocupa para adquirir, desenvolver, usar e reter os colaboradores da organização.

O diagnóstico organizacional consiste em uma intervenção na rotina da organização para avaliar o seu estado num determinado momento e encontrar formas de melhorar sua eficácia.A eficácia mede a relação entre os resultados obtidos e os objetivos pretendidos, ou seja, ser eficaz é conseguir atingir um dado objectivo.

No diagnóstico organizacional de uma biblioteca, os pontos fortes que envolvem atualização, ampla cobertura de área e diversidade de suportes referentes a acervo.Acervo é o conteúdo de uma coleção privada ou pública, podendo ser de caráter bibliográfico, artístico, fotográfico, científico, histórico, documental, misto ou qualquer outro. Tanto os acervos públicos como os privados podem estar ainda desorganizados, ou já institucionalizados e sistematizados em museus ou sob outras formas de organização.

É fundamental que o administrador de um sistema de informação em um órgão público não somente se mantenha atualizado quanto às teorias e as técnicas da Biblioteconomia e da Ciência da Informação,mas também conheça bem a instituição e o setor da sociedade em que atua para que possa participar de forma segura do processo de planejamento de serviços e produtos de informação orientados aos propósitos institucionais.Uma das profissões mais comentadas no mercado de trabalho, a administração de sistemas de informação é um campo promissor.
A importância da área e a grande demanda por pessoas bem preparadas garantem empregos bem remunerados. O administrador de sistemas da informação deve estar apto para desenvolver sistemas, oordenar e fazer a ponte entre a área de informática e todas as demais áreas da empresa.
Assim, por meio do uso da Tecnologia da Informação, ele poderá informatizar e gerenciar processos de automação e reengenharia, proporcionando efetiva vantagem competitiva para a organização em que trabalha.

A implementação e o controle são elementos que compõem um plano, do qual também fazem parte os meios.

Os serviços para gestão de Bibliotecas e Centros de Documentação compreendem:

Implantação e administração de bibliotecas, realizando seleção, aquisição, processamento técnico, tombamento, classificação, indexação, catalogação, disseminação da informação, atendimento ao público e empréstimos.

Elaboração de projetos para implantação, informatização e captação de recursos.

Disponibilização de Catálogos On-line e Acervos Digitais na Intranet e Internet.

Tratamento técnico de acervos, seguindo padrões biblioteconômicos para classificação (CDU e CDD), catalogação (CCAA2 e MARC) e indexação (Tesauros) ou adaptados à realidade de cada cliente.

Implantação de sistemas automatizados utilizando a linha de produtos , desenvolvendo soluções personalizadas ou através de ferramentas disponíveis no mercado.

Planejamento e desenvolvimento de sistemas para controle de Acervos Digitais através de processo de digitalização e gerenciamento eletrônico de documentos.

Os seguintes módulos das unidades de informação: clientes, atendimentos, relatórios, contratos, controle físico, faturamento e cobrança, custos e propostas, pertecem ao sistema integrado de gerenciamento.Um sistema integrado de bibliotecas (ILS), também conhecido como sistema de gerenciamento de bibliotecas (LMS), é um planejamento de recursos empresariais sistema para uma biblioteca , usado para controlar itens de propriedade, as encomendas feitas, contas pagas, e os consumidores que ter emprestado.

An ILS usually comprises a relational database , software to interact with that database, and two graphical user interfaces (one for patrons, one for staff). O ILS é geralmente composto por um banco de dados relacional , software para interagir com o banco de dados, e duas interfaces gráficas do usuário (uma para consumidores, um dos agentes). Most ILSes separate software functions into discrete programs called modules, each of them integrated with a unified interface. A maioria das funções ILSes software separado em programas discretos chamados de módulos, cada um deles integrado com uma interface unificada. Examples of modules might include: Exemplos de módulos podem incluir:

acquisitions (ordering, receiving, and invoicing materials) aquisições (ordenação, recepção, e materiais de facturação)
cataloging (classifying and indexing materials) catalogação (classificação e indexação de materiais)
circulation (lending materials to patrons and receiving them back) circulação (materiais de empréstimos a clientes e recebê-los de volta)
serials (tracking magazine and newspaper holdings) séries (tracking revista e jornal explorações)
the OPAC (public interface for users) o OPAC (interface pública para usuários)
Each patron and item has a unique ID in the database that allows the ILS to track its activity. Cada item patrono e tem um ID único no banco de dados que permite que o ILS para acompanhar a sua actividade.

Larger libraries use an ILS to order and acquire, receive and invoice, catalog, circulate, track and shelve materials. maiores bibliotecas usar um ILS para a ordem e adquirir, receber e factura, catálogo, circular, via e materiais prateleira. Smaller libraries, such as those in private homes or non-profit organizations (like churches or synagogues, for instance), often forgo the expense and maintenance required to run an ILS, and instead use a library computer system . [ citation needed ] bibliotecas menores, como aqueles em casas particulares ou organizações sem fins lucrativos (como igrejas e sinagogas, por exemplo), muitas vezes, renunciar a despesa e manutenção necessários para executar um ILS, e use um sistema de computador da biblioteca .


A gestão do conhecimento, no âmbito do desenvolvimento estratégico e organizacional para o sucesso competitivo, implica necessariamente o desenvolvimento e a manutenção de habilidades e competências individuais e coletivas.A Gestão do Conhecimento é uma disciplina que tem suscitado cada vez mais atenção nas últimas décadas, tendo originado inúmeros trabalhos de investigação e investimentos cada vez mais significativos por parte das organizações que reconhecem a sua crescente importância. A investigação na área da gestão do conhecimento está ligada à várias disciplinas, entre as quais, a gestão estratégica, a teoria das organizações, os sistemas de informação, a gestão da tecnologia e inovação, o marketing, a economia, a psicologia, a sociologia, etc.(Georg van Krogh, 2002)

A principal preocupação dos investigadores na área da gestão do conhecimento reside na busca da melhoria de desempenho das organizações através de condições organizacionais favoráveis, processos de localização, extracção, partilha e criação de conhecimento, assim como através das ferramentas e tecnologias de informação e comunicação.

De forma geral, acredita-se que uma boa prática de gestão do conhecimento influencia directa e indirectamente o bom desempenho organizacional e financeiro de uma organização.

Entre as diversas vantagens de uma boa gestão de conhecimento, reconhecem-se as seguintes:

Vantagem competitiva em relação à concorrência
Redução dos custos e tempo de produção e desenvolvimento de produtos
Rápida comercialização de novos produtos
Aumento do valor das acções
Maximização do capital intelectual/activos intelectuais
Melhoria dos processos internos e maior fluidez nas operações
Processos de tomada de decisões mais eficientes e melhores resultados
Melhoria na coordenação de esforços entre unidades de negócios
Melhoria da prestação de serviços (agilidade), da qualidade dos produtos e da qualidade do serviço cliente
Vários autores (Drucker, 1993; Davenport et al., 1996; Staples et al., 2001; Holsapple, 2008, etc.) afirmam que boas iniciativas e práticas de gestão do conhecimento contribuem para a sustentabilidade das vantagens competitivas das organizações que as empreendem.

A Gestão do conhecimento possui ainda o objetivo de controlar, facilitar o acesso e manter um gerenciamento integrado sobre as informações em seus diversos meios. Entende-se por conhecimento a informação interpretada, ou seja, o que cada informação significa e que impactos no meio cada informação pode causar de modo que a informação possa ser utilizada para importantes ações e tomadas de decisões.

Sabendo como o meio reage às informações, pode-se antever as mudanças e se posicionar de forma a obter vantagens e ser bem sucedido nos objetivos a que se propõe. Em uma definição resumida pode-se dizer que Gestão do Conhecimento é um processo sistemático, articulado e intencional, apoiado na geração, codificação, disseminação e apropriação de conhecimentos, com o propósito de atingir a excelência organizacional.


No âmbito da cultura organizacional, o monitoramento regular do ambiente e de valores é parte importante de qualquer esforço de Gestão de Conhecimento, na medida em que aquele procedimento constitui recurso de apendizagem organizacional.Com base neste argumento, considere: as pessoas conversam umas com as outras, incluindo aquelas de diferentes níveis hierárquicos;a atitude é uma das principais características avaliadas na contratação de pessoal;a empresa tem facilidade em atrair e manter os melhores talentos, mesmo sem pagar, necessariamente, acima do mercado tudo isto evidencia algums sinais de um ambiente propício para o constante aprendizado e desenvolvimento de competências.A cultura organizacional é formada por seus valores éticos e morais, princípios, crenças, políticas internas e externas, sistemas, e clima organizacional. São “regras” que todos os membros dessa organização devem seguir e adotar como diretrizes e premissas para guiar seu trabalho.
Cultura pode ser definida como um modelo de suposições básicas que os grupos inventam, descobrem ou desenvolvem com a experiência para enfrentar seus problemas.


Para dimensionar corretamente os recursos, físicos na gestão de uma unidade de informação, é importante levarem em conta o porte da informação.Na Biblioteconomia e Gestão de Unidades de Informação temos como área de atuação: Bibliotecas ou outras unidades de informação, tais como centros de documentação, centros culturais, serviços ou redes de informações, contribuindo com suas habilidades e competências para o desenvolvimento da sociedade brasileira.


Nas mais recentes teorias de administração, destaque epecial é dado à autonomia dos funcionários para tomarem decisões ou atitudes para benefícios dos clientes e da organização.Essa prática é denominada empowererment.Empowerment , ou delegação de autoridade, é uma abordagem a projetos de trabalho que se baseia na delegação de poderes de decisão, autonomia e participação dos funcionários na administração das empresas. Analisa-se o desenvolvimento, ou grau de maturidade, do empowerment na organização avaliando o estágio evolutivo em que se encontram as áreas de gestão, as configurações organizacionais, as estratégias competitivas, a gestão de recursos humanos e a qualidade.



Dentre os princípios da administração propostos e difundidos por Fayol e aplicáveis ao universo da biblioteca, aquele que é considerado a primeira atribuição do chefe, implicando o direito de dirigir assim como o chefe, implicando o direito de dirigir assim como o poder de fazer-se obedecer e configurando-se de forma hierárquica(inerente à função) ou moral(flui da capacidade), denomina-se autoridade.Em meados da II Revolução Industrial, no ano de 1916, o engenheiro Henry Fayol, nascido em Constantinopla e naturalizado na França, apresentou sua proposta de uma doutrina administrativa. Na ocasião, o autor justificou seus estudos com o objetivo de “facilitar a gerência de empresas, sejam industriais, militares ou de qualquer índole. Seus princípios, suas regras e seus processos devem, pois, corresponder tanto às necessidades do exército como as da indústria”

No processo organizacional das bibliotecas, o gerente-bibliotecário tenta melhorar sua unidade de trabalho,apresentando idéias e projetos, para adaptá-la às alterações
na demanda por serviços e produtos. Estes procedimentos pertecem às funções gerenciais denominadas decisórias.Uma organização é basicamente composta por Pessoas, Estrutura e Tecnología. As pessoas representam o sistema social interno da organização e consistem de indivíduos e grupos de todos os tamanhos. Inerente aos indivíduos estão suas necessidades, valores, competências, conhecimento, energia mental e física tornando o ambiente de trabalho dinâmico e único. As organizações existem em função das pessoas e para servi-las, e não o contrário.

Inteligência competitiva investiga o ambiente competitivo externo à organização, de forma ética e sistemática, a fim de entender os concorrentes e competidores. Especificamente, coleta e analisa informações a respeito do ambiente competitivo, buscando identificar vulnerabilidades, capacidades e intenções de competidores para ajudar gestores nas tomadas de decisões de marketing, finanças, pesquisa e desenvolvimento e, principalmente, estratégia de negócio: pesquisar sites, jornais, relatórios empresariais de competidores, contratar a auditorias internas para avaliação da concorrência e analisar fontes de informações formais e informais sobre eles.A Inteligência Competitiva (IC) busca identificar tendências do mercado, desenvolver análises estratégicas, descobrir oportunidades e mapear riscos através de metodologias científicas.
A Inteligência Competitiva é o processo contínuo de monitoramento e análise estratégica dos cenários e conjunturas mercadológicas em que determinada empresa está inserida.



É a função da Inteligência Competitiva: monitorar e analisar dados do ambiente, com o objetivo de fornecer informações úteis ao processo decisório e ao planejamento estratégico empresarial.Inteligência Competitiva é a atividade de coletar, analisar e aplicar, legal e eticamente, informações relativas às capacidades, vulnerabilidades e intenções dos concorrentes, ao mesmo tempo monitorando o ambiente competitivo em geral.

Henri Fayol(1841-1925) foi o primeiro teórico da administação a situar o planejamento como um dos processos da função administrativa, que consistia, segundo ele, em prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. O planejamento é o que estabelece os objetivos para o esforço do grupo de trabalho;deve ser um processo contínuo, permanente e dinâmico; metódico de abordagem racional e científica; pressupõe uma sequencia de atos decisórios, ordenados em fases definidas com base em conhecimentos científicos e técnicos;possibilita o monitoramento do desempenho e a avaliação de resultados parciais e finais.
A Teoria Clássica da Administração foi idealizada por Henri Fayol. Caracteriza-se pela ênfase na estrutura organizacional, pela visão do homem econômico e pela busca da máxima eficiência.
Sofreu críticas como a manipulação dos trabalhadores através dos incentivos materiais e salariais e a excessiva unidade de comando e responsabilidade.
Paralelamente aos estudos de Frederick Winslow Taylor, Henri Fayol defendia princípios semelhantes na Europa, baseado em sua experiência na alta administração. Enquanto os métodos de Taylor eram estudados por executivos Europeus, os seguidores da Administração Científica só deixaram de ignorar a obra de Fayol quando a mesma foi publicada nos Estados Unidos. O atraso na difusão generalizada das idéias de Fayol fez com que grandes contribuintes do pensamento administrativo desconhecessem seus princípios.


Modelos organizacionais são formas de gestão para se conduzir ou administrar uma empresa ou organização. É o modelo organizacional que define como a organização se portará no mercado, como ela conduzirá seu trabalho, como alcançará seus objetivos, como produzira seus produtos além do papel de manter integrado todos os processos de funcionamento para aproveitamento das sinergias.

Um modelo organizacional tem um papel super importante na vida de uma organização como dito. Ele também é o resposável pela identificação, captura, seleção e validação, organização e armazenagem, compartilhamento, aplicação, criação do conhecimento organizacional, aprendizagem organizacional para que esta possa ter condições de competir no mercado globalizado.


A ferramenta para a gestão de qualidade,que contibui para a identificação, otimização e descrição fr processos, facilitando a tomada de decisão é o fluxograma.
A gestão da qualidade total (em língua inglesa "Total Quality Management" ou simplesmente "TQM") consiste numa estratégia de administração orientada a criar consciência da qualidade em todos os processos organizacionais, isso é claro, ja é um fato.
É referida como "total", uma vez que o seu objetivo é a implicação não apenas de todos os escalões de uma organização , mas também da organização estendida, ou seja, seus fornecedores, distribuidores e demais parceiros de negócios.
Compõe-se de diversos estágios, como por exemplo, o planejamento, a organização, o controle e a liderança.
O processo de tomada de decisão está dentro do planejamento e consiste em escolher dentre as várias alternativas de caminhos ou de cursos de ação, a mais adequada para atingir os objetivos da organização. O processo de tomada de decisão é um fator crítico em todas as organizações, em especial as que detêm pouco conhecimento de gestão, como os pequenos varejistas. Dentro deste processo tem-se que a característica empreendedora do gestor é de fundamental relevância.
Para facilitar a compreensão das rotinas e procedimentos, em administração de bibliotecas, utiliza-se o fluxograma.
Fluxograma é um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma representação esquemática de um processo, muitas vezes feito através de gráficos que ilustram de forma descomplicada a transição de informações entre os elementos que o compõem. Podemos entendê-lo, na prática, como a documentação dos passos necessários para a execução de um processo qualquer. É uma das Sete ferramentas da qualidade. Muito utilizada em fábricas e industrias para a organização de produtos e processos.
O Diagrama de fluxo de dados (DFD) utiliza do Fluxograma para modelagem e documentação de sistemas computacionais.

Modelos de Fluxograma: