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MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS
O QUE É UM PROCESSO DO NEGÓCIO?

Um Processo de Negócio é uma atividade, ou um conjunto de atividades, realizada em uma empresa para criar ou adicionar alguma espécie de valor para seus clientes. Um processo tem pontos de início e fim bem definidos, cada um dos quais associados com um cliente.

Um cliente, no sentido aqui empregado, pode ser tanto um cliente externo da empresa, como uma área funcional interna.

Pode ser útil visualizar os processos de negócio como uma estrutura hierárquica, com os principais processos no topo, cada um formado por sub-processos, e assim por diante. Um negócio (empresa) pode ter entre cinco, nove ou mais processos de negócios principais, e esses podem atuar através das divisões, departamentos ou áreas funcionais da organização. Este número depende muito do enfoque das pessoas que identificam os processos de negócios.

Qualquer coisa que se faz na organização, pode ser visualizado como um processo de negócio. Como exemplo, uma empresa pode ter definido como um processo principal "Prover Suprimentos para as atividades da empresa ". Neste caso, alguns dos sub-processos podem ser: "Efetuar Compras", "Administrar Estoques" e "Receber Materiais Comprados". Cada um destes sub-processos pode ser subdivido, e assim por diante.

Pensar em termos de Processos de Negócio permite criar modelos que ajudam a entender o que acontece atualmente na empresa. Com este entendimento, é mais fácil propor melhoramentos aos processos, ou mesmo desenhar processos totalmente novos.

O QUE É MODELAGEM DO PROCESSO E POR QUÊ USAR?

Modelagem de Processos significa desenvolver diagramas (Diagramas de Processos) que mostram as atividades da empresa, ou de uma área de negócios, e a sequencia na qual são executadas. Muitos negócios são relativamente complexos, assim um modelo poderá consistir de diversos diagramas.

Modelar processos ajuda a entender como funciona uma organização. Modelar um processo pode ser bastante difícil na prática, principalmente quando é a primeira vez, e lembrando, que um processo pode permear diversas áreas funcionais, o que requer um trabalho conjunto de elementos destas áreas funcionais. Durante este trabalho, os participantes apresentam um aumento do entendimento do negócio.

O modelo é um ponto central para que os participantes definam mudanças para melhoramento do processo ou mesmo um desenho completamente novo. Pode ser identificado se um processo é eficiente / eficaz, ou mesmo antecipar sua complexidade, redundâncias e não conformidades (problemas). Se o processo é alguma coisa nova que a empresa está planejando executar, o modelo pode ajudar a assegurar sua eficiência desde o início.

A comunicação do processo , de forma eficiente, para outras pessoas é fundamental. Por melhor que seja um processo, se a comunicação para outros for deficiente, principalmente para aqueles que vão implementar o processo, o esforço desenvolvido pela equipe terá sido em vão. Bons modelos de processos (claros), são a chave para a comunicação.

COMO MODELO UM PROCESSO DO NEGÓCIO?

Uma modelagem de processos pode ser feita através de três tipos de diagramas:

DIAGRAMA DE HIERARQUIA DOS PROCESSOS
DIAGRAMA DE CONTEXTO
DIAGRAMAS DE PROCESSOS

http://www.sarga.com.br/artigo1.htm


Gestão da mudança
Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.

Gestão da mudança é uma área de estudo em administração que possui o enfoque na necessidade de constante adaptação das organizações contemporâneas. Pois, são dotadas de paradigmas que fazem parte de sua cultura organizacional, esses paradigmas são comuns e regem o comportamento das pessoas, resultando muitas vezes no estabelecimento de culturas burocráticas e funcionais, as quais exigem uma atitude inovadora e eficiente. A intensidade e a volatilidade das pressões internas e externas impõem esses desafios para as empresas, fomentando a necessidade real da mudança e assim, a quebra de paradigmas.

A mudança organizacional pode significar desde uma alteração de posição no mercado, mudança na sua função social, modificação no seu direccionamento estratégico com possível alteração na sua missão e visão e reavaliação das suas práticas nos diferentes níveis de autoridade e responsabilidade.A mudança é tida como processo natural ao longo da existência das organizações. Para que um processo de mudança tenha sucesso, deve existir liderança, confiança do accionistas e tempo

http://pt.wikipedia.org/wiki/Gest%C3%A3o_da_mudan%C3%A7a


Processo de desenvolvimento de software
Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.

Um processo de desenvolvimento de software é um conjunto de atividades, parcialmente ordenadas, com a finalidade de obter um produto de software. É estudado dentro da área de Engenharia de Software, sendo considerado um dos principais mecanismos para se obter software de qualidade e cumprir corretamente os contratos de desenvolvimento, sendo uma das respostas técnicas adequadas para resolver a Crise do software.


http://pt.wikipedia.org/wiki/Processo_de_desenvolvimento_de_software


Gerenciamento do escopo do projeto
Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.

De acordo com PMBOK, a Gestão do Âmbito do Projecto (português europeu) ou Gerenciamento do Escopo/Âmbito do Projeto (português brasileiro) é composto dos processos para garantir que o projeto inclua todo o trabalho exigido, e somente o trabalho exigido, para completar o projeto com sucesso.

http://pt.wikipedia.org/wiki/Gerenciamento_do_escopo_do_projeto

PLANEJAMENTO, MONITORAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO
Integração do monitoramento em todas as fases
por Phil Bartle, PhD
traducido por Deborah Almeida Nogueira


Folheto de workshop
O monitoramento faz parte de cada projeto, do início ao fim.
Um projeto é uma série de atividades (investimentos) voltado para a resolução de certos problemas com tempo estipulado e lugar específico. Investir engloba tempo, dinheiro, recursos humanos e materiais. Antes de se alcançar os objetivos, um projeto passa por vários estágios. O monitoramento deve estar presente em todos estágios do ciclo do projeto.

As três fases básicas são:

Planejamento do projeto (análise de situações, identificação de problemas, definição dos objetivos, formulação de estratégias, elaboração de um plano de trabalho e orçamento)
Implementação do projeto (mobilização, utilização e controle de recursos e operação de projetos)
Avaliação do projeto
Todos indivíduos e instituições que tem interesse (stakeholders) no projeto devem participar do monitoramento. Para implementar eficientemente um projeto, as pessoas no planejamento e implementação devem planejar todas as fases inter-relacionadas desde o início.

No Manual dos mobilizadores, dizemos que as questões essenciais do planejamento e gerenciamento são: (1) O que queremos? (2) O que temos? (3) Como usamos o que temos para conseguir o que queremos? e (4) Qual será o resultado? Pode-se usar “onde” em vez de “que”, pois os princípios são os mesmos.

As questões se tornam:

Onde estamos?
Aonde queremos ir?
Como chegamos lá?
O que acontece enquanto conseguirmos?
Análise da situação e definição do problema:

Então pergunta-se: “Onde estamos?" (O que temos?).

Análise de situação — aplicado a certas categorias de indivíduos da comunidade — é um processo pelo qual são identificados as características gerais e os problemas da comunidade. Isso inclui deficientes, mulheres, jovens, lavradores, comerciantes e artesãos.

Análises de situações são feitas durante a coleta da informação necessária para se compreender a comunidade como um todo e os seus indivíduos. Deve-se coletar as informações baseando-se nas experiências da comunidade: as passadas, as presentes e as futuras possíveis.

Algumas informações necessárias para se compreender a comunidade:

Característica da população (e.g. sexo, idade, tribo, religião e tamanhos das famílias)
Estruturas políticas e administrativas (e.g. comitês comunitários e conselhos locais)
Atividades econômicas (incluindo agricultura, comércio e pesca)
Tradições culturais (e.g. herança e sistema de clã), transições (e.g. rituais de casamentos e de funerais) e ritos de passagem (e.g. circuncisão)
Projetos em andamento como os de municípios, estados, nacionais, organizações não-governamentais (ONGs) e organizações baseadas na comunidade (OBCs)
Infra-estrutura sócio-econômica ou comunitárias (e.g. escolas, unidades de saúde e rodovias de acesso)
Organizações comunitárias (e.g. grupos de poupança e crédito, grupos femininos, grupos de auto-ajuda), suas funções e atividades.
Deve-se obter as informações para análise de situação e definição de problemas usando-se de várias técnicas envolvendo os membros da comunidade. Isso é para garantir a transparência e a confiabilidade da informação acerca da comunidade e seus problemas.

Pode-se usar algumas das seguintes técnicas:

Revisão de documentos
Pesquisas
Discussões individuais, em grupos específicos e com a comunidade como um todo
Entrevistas
Observações
Escutar as pessoas
Execução de brainstorming
Conversas informais
Fazer inventário dos recursos , serviços e oportunidades sociais da comunidade
Realização de caminhadas, elaboração de mapas
Árvore de problemas
A análise de situação é muito importante antes de qualquer tentativa de se resolver o problema por que:

Oferece uma oportunidade de entender as dinâmicas da comunidade
Ajuda a esclarecer as condições sociais, políticas, econômicas e culturais
Oferece uma oportunidade inicial para a participação das pessoas em todas as atividades do projeto
Capacita a definição de problemas e soluções da comunidade
Oferece informações necessárias para a determinação de objetivos, planos e implementações
A análise de situação deve ser contínua para poder fornecer informações adicionais durante a implementação, o monitoramento e o re-planejamento do projeto. E junto com a identificação do problema, ambas devem ser monitoradas garantindo que informações corretas e atuais sobre a comunidade e seus problemas estarão sempre disponíveis.

Já que o monitoramento deve ser integrado em todos os aspectos ou fases do processo, vamos analisar cada uma, focando no monitoramento de suas preocupações.

Estabelecendo metas e objetivos:

Ao se estabelecer uma meta, pergunta-se: "Onde queremos chegar?" (O que queremos?).

Antes de implementar um projeto, os planejadores, implementadores e beneficiados devem estabelecer metas e objetivos. Veja Processo de brainstorm para um método participativo de como se fazer isso.

Uma meta é uma declaração geral do que deve ser feito para resolver um problema, definido, portanto, o que é esperado do projeto. Uma meta surge do problema que precisa ser resolvido e indica destino do projeto. Objetivos são metas pré-estabelecidas e devem ser específicos para serem alcançados.

Os objetivos devem ser "SMART" (acrônimo que em português significa 'esperto'):

Específico: claro sobre o que, onde, quando e como a situação mudará
Mensurável: capaz de quantificar os alvos e os benefícios
Alcançável: capaz de atingir os objetivos (conhecendo os recursos e as capacidades disponíveis na comunidade)
Realístico: capaz de refletir as mudanças no objetivo
Finito: estabelecer o período de tempo para a execução de cada um
Para alcançar os objetivos de um projeto é essencial avaliar os recursos disponíveis dentro da comunidade e àqueles externos à ela. Veja Revelando recursos escondidas.

Os planejadores, implementadores e membros da comunidade também devem identificar e superar os possíveis obstáculos que poderão ter de enfrentar ao executarem o projeto. Sob uma avaliação dos obstáculos e dos pontos positivos, os implementadores devem decidir se continuam ou não com o projeto. As metas e objetivos oferecem a base para a monitoração e avaliação de um projeto. Através deles é que se mede o sucesso ou o fracasso do projeto.

Criação de estratégias e estruturas:

Esse aspecto questiona a terceira pergunta essencial, “Como chegamos lá?” (Como conseguimos o que queremos com o que temos?).

Planejadores e implementadores (comunidades e seus facilitadores) devem decidir como implementarão um projeto, essa é a estratégia. Concordando que a estratégia envolve e determina todos os itens necessários para tocar um projeto, e define os diferentes grupos ou indivíduos (os atores) e seus papéis no projeto.

Portanto, a criação de estruturas e estratégias envolve:

Discutir e concordar com as atividades que serão feitas durante a implementação
Definir os diferentes atores dentro e/ou fora da comunidade, e seus papéis/li>
Definir e distribuir custos e materiais necessários para a implementação do projeto
Depois de se decidir se as decisões são apropriáveis, a direção deve debater e concordar com todos os atores na forma de implementação do projeto. Isso é chamado criação de um plano de trabalho. (Como conseguir o que queremos?).

Um plano de trabalho é uma descrição das atividades necessárias estabelecidas em etapas, com limite de tempo estabelecido.

Para se elaborar um bom plano de trabalho, os implementadores devem:

Listar todas as tarefas requeridas para implementar um projeto
Colocar as tarefas na ordem em que serão implementadas
Mostrar a divisão de responsabilidades aos atores
Dar o limite de tempo de cada atividade
O plano de trabalho é um guia para a implementação do projeto e uma base para o monitoramento. Portanto, ele ajuda a:

Concluir o projeto a tempo
Fazer as coisas certas na ordem certa
Escolher o responsável para cada atividade
Determinar início da implementação do projeto
Os implementadores e planejadores tem que concordar com os indicadores de monitoramento — sinais qualitativos e quantitativos (padrão) para medir ou avaliar as realizações das atividades e dos objetivos do projeto. Os indicadores de monitoramento devem ser explícitos, relevantes e verificáveis, pois mostrarão a proporção atingida dos objetivos de cada atividade.

Há quatro tipos de indicadores de monitoramento:

Indicadores de insumo: descreve o que acontece no projeto (e.g. número de tijolos trazido ao local e o dinheiro gasto)
Indicadores de rendimento: descreve a atividade do projeto (número de classes construídas)
Indicadores de resultados: descreve o resultado da atividade (e.g. número de alunos na escola)
Indicadores de impacto: mede a mudança de condições da comunidade (e.g. redução do analfabetismo)
Escrever as estruturas e estratégias ajuda no monitoramento do projeto, pois especificam o que será feito durante a implementação do projeto. O planejamento deve indicar o que deve ser monitorado, quem deve monitorar e como ele deve ser feito.

Implementação:

Implementação do monitoramento questiona a quarta pergunta essencial: “O que acontece quando conseguimos?”.

A fase de implementação é onde todas as atividades planejadas são colocadas em ação. Antes da implementação de um projeto, os implementadores (liderados pelo comitê do projeto ou direção) devem identificar suas forças e fraquezas (internas), oportunidades e ameaças (externas). Força de vontade e oportunidades são pontos positivos que devem ser explorados para implementar eficientemente um projeto. Fraquezas e ameaças são obstáculos que podem dificultar a implementação do projeto. Os implementadores devem, então, garantir que meios de se superar tais obstáculos.

O monitoramento é importante nesta fase, pois garante o andamento do projeto conforme esperado. É um processo contínuo que deve ser colocado em prática antes do início do da implementação. No entanto, as atividades de monitoramento devem aparecer no plano de trabalho e envolver todos os stakeholders. Se as atividades não estão indo bem, deve-se tomar providências para identificar o problema e corrigi-lo.

O monitoramento também é importante para garantir que as atividades estão sendo implementadas como planejadas. Isso ajuda aos implementadores a medir o quão bem estão atingindo seus objetivos. É baseado na compreensão que o processo pelo qual um projeto é implementado tem muitos efeitos no seu uso, operação e manutenção. Portanto, se a implementação do projeto não for satisfatória, os implementadores devem se perguntar “Como chegaremos lá?” (O que acontecerá quando chegarmos?).

Resumo:

Acima ilustramos o relacionamento entre monitoramento, planejamento e implementação.

Foi demonstrado que:

O planejamento descreve formas de como se fazer a implementação e o monitoramento
A implementação e o monitoramento baseiam-e pelo plano de trabalho do projeto
O monitoramento oferece informações para o planejamento e implementação do projeto
Há um relacionamento recíproco entre planejamento, implementação e monitoramento. Um dos três não pode ser feito isolado dos outros dois, e quando usa-se um dos três, os planejadores e implementadores tem que estar atentos aos outros.

Monitoramento da mobilização e da organização:

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Última actualização: 29.09.2009


http://www.scn.org/mpfc/modules/mon-impp.htm